Contrôle URSSAF : les employeurs doivent renforcer la justification des frais professionnels

Le remboursement des frais professionnels constitue un enjeu majeur pour les entreprises lors des contrôles URSSAF. Depuis l'entrée en vigueur de l'arrêté du 4 septembre 2025, le 7 septembre 2025, le cadre réglementaire a été renouvelé. Ce texte remplace notamment l'arrêté du 20 décembre 2002 et harmonise les règles applicables aux salariés des régimes général et agricole.

Si les principes essentiels demeurent, le respect des plafonds réglementaires ne garantit pas, à lui seul, l'exonération de cotisations sociales. L'employeur doit également démontrer la réalité des contraintes professionnelles justifiant les indemnités versées.

L'exonération des frais professionnels reste soumise à des conditions précises

L'article 2 de l'arrêté du 4 septembre 2025 distingue deux modalités d'indemnisation : le remboursement des dépenses réellement engagées, sur présentation de justificatifs, et le versement d'allocations forfaitaires.

Pour ces dernières, une présomption d'utilisation conforme s'applique lorsque les montants respectent les limites réglementaires. Toutefois, cette présomption ne dispense pas l'employeur de prouver l'existence de frais supplémentaires liés à l'activité professionnelle.

La Cour de cassation avait déjà consacré ce principe dans un arrêt du 12 février 2015 (n° 14-10.635). Elle rappelle que la justification des dépenses professionnelles constitue une condition préalable au bénéfice de la présomption.

Indemnités de repas : des plafonds revalorisés en 2026

Depuis le 1er janvier 2026, les limites d'exonération des indemnités de repas sont fixées à :

• 7,50 € pour les salariés contraints de se restaurer sur leur lieu de travail ;
• 10,40 € pour les salariés en déplacement ne pouvant regagner leur résidence ou leur lieu habituel de travail, sans obligation de restauration au restaurant ;
• 21,40 € lorsque les circonstances professionnelles imposent un repas au restaurant.

L'application du plafond supérieur exige donc une justification particulière.

Dans un arrêt du 13 mai 2026 (n° 23-16.714), la Cour de cassation a précisé que les usages professionnels peuvent permettre de démontrer cette contrainte.

Les juges doivent examiner l'existence d'un usage invoqué par l'entreprise, notamment pour les salariés intervenant sur des chantiers itinérants. La simple affirmation d'un usage professionnel demeure néanmoins insuffisante : son existence doit être établie.

Quels justificatifs conserver pour éviter un redressement ?

En cas de contrôle, les employeurs doivent pouvoir présenter des éléments cohérents avec les indemnités versées.

Pour les frais de repas, les plannings, horaires, ordres de mission et documents relatifs aux déplacements permettent de caractériser les contraintes professionnelles.

Les preuves peuvent être communes à plusieurs salariés placés dans des situations comparables.

En revanche, les indemnités kilométriques nécessitent une justification précise des déplacements professionnels et des distances parcourues. Les dates, trajets, motifs et kilomètres effectués doivent pouvoir être vérifiés.

Une vigilance particulière s'impose également lorsque l'entreprise dépasse les plafonds réglementaires. La fraction excédentaire peut rester exonérée si son utilisation professionnelle effective est démontrée.

Enfin, les dirigeants assimilés salariés relèvent de règles spécifiques. Le remboursement au réel demeure le principe, sous réserve notamment de l'admission des indemnités kilométriques forfaitaires dans les limites fiscales.

L'évolution réglementaire et les précisions jurisprudentielles confirment l'importance d'une gestion rigoureuse des frais professionnels. Pour les entreprises, anticiper un contrôle URSSAF suppose de conserver des justificatifs adaptés, de vérifier régulièrement les barèmes et de documenter les conditions réelles de travail. Un accompagnement juridique préventif permet ainsi de sécuriser les pratiques de remboursement et de limiter les risques de redressement.